Uporządkowanie obiegu faktur w biurze rachunkowym
Skróciliśmy czas obiegu dokumentów z 5 dni do 1,5 dnia roboczego. Wdrożyliśmy nowy system zatwierdzania, który eliminuje wąskie gardła.
Księgowość Gliwice Plus borykała się z zaległościami w przetwarzaniu faktur kosztowych. Naszym celem było wyeliminowanie ręcznego wpisywania danych i skrócenie czasu pracy o ponad połowę.
Wyzwanie
Biuro otrzymywało średnio 340 faktur miesięcznie od 47 klientów. Cały proces opierał się na poczcie elektronicznej i segregatorach, co powodowało, że dokumenty utykały w systemie średnio na 5 dni roboczych. Pracownicy często dublowali swoje działania, a błędy przy ręcznym przepisywaniu stawek VAT zdarzały się w co czwartej fakturze. W efekcie zespół był przeciążony pod koniec każdego miesiąca.
Podejście
Zespół Doktryna Zysku przeprowadził audyt przepływu informacji trwający 3 dni. Zidentyfikowaliśmy momenty, w których dokumenty czekały na decyzję księgowej głównej bez żadnego uzasadnienia. Zamiast wdrażać kosztowne systemy klasy ERP, postawiliśmy na uporządkowanie struktury folderów w chmurze i wprowadzenie prostego protokołu akceptacji faktur w 3 krokach.
Rozwiązanie
Wprowadziliśmy czytelne nazewnictwo plików oraz dedykowany adres e-mail dla faktur przychodzących. Każdy dokument jest teraz kategoryzowany w 4-godzinnym oknie czasowym. Ograniczyliśmy liczbę osób mających dostęp do zatwierdzania płatności do dwóch kluczowych pracowników, co wyeliminowało chaos decyzyjny. Dodaliśmy również krótki skrypt weryfikujący zgodność NIP-u z bazą GUS przed zaksięgowaniem.
Rezultaty
Usprawnienie procesu pozwoliło zespołowi odzyskać czas na obsługę doradczą, zamiast ciągłego gaszenia pożarów w papierach.
Harmonogram
-
Czerwiec 2024Audyt procesu obiegu dokumentów w siedzibie klienta
-
Lipiec 2024Wdrożenie nowego schematu zatwierdzania i szkolenie personelu
-
Sierpień 2024Testy wydajności i finalna optymalizacja procedur
"Z początku byłem sceptyczny, czy to coś zmieni. Po trzech tygodniach okazało się, że zespół kończy pracę wcześniej, a faktury są księgowane na bieżąco, a nie w ostatniej chwili."