Poprawa terminowości projektów o 18% w agencji IT
Wprowadziliśmy system codziennych statusów i priorytetyzację zadań. Dzięki temu zespół przestał gonić terminy, a jakość pracy wzrosła.
Agencja Kod i Design zmagała się z chronicznymi opóźnieniami w dostarczaniu modułów dla swoich klientów. Zamiast wdrażać kosztowne narzędzia, postawiliśmy na dyscyplinę operacyjną w zespole 9 programistów.
Wyzwanie
Pod koniec czerwca 2024 roku, audyt naszych procesów wykazał, że aż 44% projektów kończyło się z przynajmniej 3-dniowym opóźnieniem. Zespół był przeciążony, a programiści spędzali średnio 2,2 godziny dziennie na spotkaniach, które nie wnosiły wartości.
Chaos wynikał głównie z braku jasnych priorytetów. Każdy klient chciał być traktowany priorytetowo, co kończyło się rozproszeniem uwagi programistów i częstym przerywaniem pracy nad kodem, by gasić pożary. Koszt nadgodzin zaczął drastycznie obniżać marżowość każdego wdrożenia.
Podejście
W Doktrynie Zysku zaczęliśmy od wdrożenia 15-minutowych odpraw rano. Wyeliminowaliśmy długie statusy na rzecz jasnej tablicy zadań, gdzie priorytety wyznaczały realne terminy umowne, a nie presja emocjonalna.
Nasza metoda opierała się na wprowadzeniu tzw. 'bloków głębokiej pracy'. Od 9:00 do 13:00 programiści pracowali bez komunikatorów i telefonów. Wszelkie poprawki i wdrożenia zaczęliśmy planować wyłącznie w oknach czasowych po południu, co pozwoliło uniknąć przerywania pracy kreatywnej.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy systematyczny obieg informacji, w którym każdy programista wiedział, co musi dowieźć do końca dnia. Ograniczyliśmy liczbę otwartych zadań na osobę do maksymalnie 3 jednocześnie. Wprowadziliśmy też prosty arkusz kontroli czasu, który pokazał nam dokładnie, gdzie uciekają godziny.
Zrezygnowaliśmy z rozbudowanego oprogramowania do zarządzania projektami, które tylko zajmowało czas, na rzecz czytelnej tabeli z priorytetami dostępnej dla każdego członka zespołu. To pozwoliło zespołowi odzyskać kontrolę nad kalendarzem i przestać pracować w trybie wiecznego kryzysu.
Rezultaty
Dzięki wprowadzeniu dyscypliny, agencja znacząco skróciła czas dostarczania projektów bez zwiększania zatrudnienia.
Harmonogram
-
Lipiec 2024Audyt czasu pracy programistów
-
Sierpień 2024Wdrożenie bloków pracy bez przerywania
-
Wrzesień 2024Pierwszy pełny miesiąc z nowym systemem
"Sceptycznie podchodziłem do zmian, bo baliśmy się spadku tempa. Okazało się, że po 4 tygodniach zespół zaczął pracować lżej, a terminy przestały być problemem."